Nordjiatel tiene técnicos en campo todo el día. Gasolina, materiales, peajes, dietas. Antes acumulaban tickets y alguien los introducía a final de semana. Ahora los mandan por WhatsApp en el momento — y el agente IA los registra en Afer solo.
"Los técnicos acaban el trabajo, meten el coche y tienen cinco tickets en el bolsillo que alguien tiene que introducir. A final de la semana, siempre faltaba alguno."
Nordjiatel
Telecomunicaciones · Madrid
El problema
Una empresa con técnicos en campo genera gastos continuamente. Gasolina, peajes, materiales de última hora, dietas, aparcamiento. Son importes pequeños pero frecuentes — y todos necesitan justificante y registro contable.
El flujo habitual era el mismo de siempre: el técnico guarda el ticket, lo entrega a administración el viernes, alguien lo introduce en el sistema. En el mejor caso se tardaba días. En el peor, los tickets llegaban arrugados, ilegibles o directamente no llegaban. Y el técnico ya no recordaba bien a qué correspondía cada uno.
Nordjiatel quería que el registro del gasto ocurriera en el momento — cuando el ticket está en la mano, cuando el concepto está fresco. Sin apps nuevas, sin formularios, sin cambiar ningún hábito. Sus técnicos ya usan WhatsApp todo el día.
"El técnico acaba una instalación, para en una gasolinera y manda una foto. Eso es todo. El resto lo hace el sistema."
— Nordjiatel, tras activar el agente de gastosCómo funciona
El técnico elige la que le resulte más cómoda en cada momento. El resultado es siempre el mismo: el gasto queda registrado en Afer con proveedor, importe, categoría y justificante.
El agente lee el ticket con OCR, extrae el proveedor, el importe y la fecha, y lo registra. El técnico añade el concepto en el mismo mensaje si quiere.
"Peaje 7,80€ ida a Palma" es suficiente. El agente identifica el importe, la categoría probable y el concepto, y lo registra con esos datos.
Si tiene las manos ocupadas, manda un audio. El agente transcribe y extrae la información relevante. Sin tener que escribir nada.
Los gastos entran como "pendientes de validar". El equipo de administración los revisa en Afer, los acepta o los rechaza — con el justificante ya adjunto. Sin perseguir a nadie, sin tickets en papel.
El resultado
Antes
Tickets acumulados durante la semana. Introducción manual el viernes. Tickets ilegibles, perdidos o con el concepto ya olvidado. Y administración persiguiendo al técnico para que recuerde qué era cada uno.
Ahora
El gasto se registra en el momento, con el justificante adjunto. Administración lo valida en Afer sin preguntar nada. Los gastos del equipo están al día siempre — sin papel, sin retrasos, sin pérdidas.
0
Tickets en papel que perseguir. Cada gasto llega con su justificante desde el móvil del técnico.
Inmediato
El registro ocurre en el momento del gasto — cuando el concepto está fresco y el ticket en la mano.
Sin app
Los técnicos usan WhatsApp. No hay nada nuevo que instalar, aprender ni recordar.
Control de gastos por WhatsApp
Si tu equipo ya usa WhatsApp, el agente de gastos de Afer se activa sobre ese canal. Sin cambiar ningún hábito.
