Los técnicos de M. Collins recogen material varias veces al día. El albarán lo traen ellos en papel. O llega por email a la oficina. En ninguno de los dos casos había garantía de que alguien lo registrase antes de que se perdiese.
"Llevábamos años perdiendo horas en ese proceso. Se lo planteé al equipo de Afer y en pocas semanas lo teníamos en la plataforma."
M. Collins Property Management
El problema
M. Collins gestiona comunidades y propiedades con técnicos en campo que recogen material de proveedores varias veces al día. Cada recogida genera un albarán. Y ahí empieza el problema.
Algunos albaranes llegan en papel: el técnico los trae a la oficina al final de la jornada — si se acuerda, si no se ha perdido por el camino, si alguien está allí para recogerlos. Otros llegan por email directamente a la oficina desde el proveedor. El resultado es el mismo: nadie sabe exactamente qué ha llegado, qué falta y qué tiene que ir a la gestoría a fin de mes.
El problema no era que los albaranes no llegasen. Era que no había ningún punto de destino claro donde todos aterrizasen — independientemente de si venían en papel o por email. Y sin ese punto central, la gestoría siempre acababa pidiendo algo que nadie encontraba.
"Cada mes la gestoría me pedía alguna factura que se había perdido. A veces estaba en el email de la oficina. A veces en el bolsillo de un técnico. Nunca sabíamos cuál era cuál."
— M. Collins Property ManagementNo buscaban digitalizar el papel. Buscaban que todo llegase al mismo sitio sin que nadie tuviese que acordarse de hacer nada.
La conversación que lo cambió
"¿Podríais hacer algo tipo carpeta de gestoría donde todo aterrice solo? Los albaranes en papel que traen los técnicos, los que llegan por email a la oficina. Que no tenga que hacer nada yo para que estén ahí listos para la gestoría."
"Lo apuntamos. Tiene mucho sentido para ti y para muchos más."
Conversación real por WhatsApp con el equipo de Afer. Menos de cuatro semanas después la funcionalidad estaba en producción.
La solución
Cada empresa en Afer tiene ahora una carpeta de gestoría centralizada. Los documentos entran por cualquier canal — sin que nadie tenga que hacer nada manualmente.
Buzón de correo virtual
Entrada por email
Los albaranes y facturas que llegan por email al buzón de la empresa se detectan automáticamente. No hace falta reenviarlos ni descargarlos: Afer los recoge directamente desde el correo de la oficina y los deja listos para procesar.
OCR automático
Lectura inteligente del documento
En cuanto llega un PDF o imagen, el motor de OCR extrae los datos: proveedor, fecha, importe, concepto, impuestos. No hace falta introducir nada a mano. El documento queda categorizado y listo para la gestoría.
WhatsApp interno del equipo
Ticket de gasto desde el móvil
El técnico llega a la oficina con el albarán en papel. Lo escanea o hace foto y lo sube desde el móvil. Afer extrae los datos con OCR y lo registra como gasto vinculado al proyecto — sin que nadie tenga que teclear nada.
Carpeta de gestoría
Todo en un solo lugar, siempre ordenado
Facturas de proveedor, tickets de equipo, documentos recibidos por email — todo aterriza en la misma carpeta, categorizado y con los metadatos extraídos. La gestoría entra, descarga lo que necesita y cuadra sin llamadas ni reenvíos.
El resultado
Antes
Albaranes en papel que los técnicos traían — o no traían —, emails de proveedores en el buzón de la oficina, y una gestoría que cada mes pedía algo que nadie encontraba.
Ahora
La carpeta de gestoría se genera sola, organizada por mes y tipo. La gestoría descarga un ZIP en segundos.
0
Albaranes perdidos entre el bolsillo de un técnico y el buzón de la oficina. Todo aterriza en el mismo sitio.
100%
De los gastos del equipo registrados, aunque el ticket solo exista en una foto de WhatsApp.
< 4 sem.
Desde la conversación con el equipo de M. Collins hasta que la funcionalidad estaba en producción para todos los clientes.
"Ahora la gestoría entra directamente en Afer y descarga lo que necesita. Ya no me llaman para pedirme albaranes que alguien dejó encima de la mesa o que llegaron al email y nadie procesó."
— M. Collins Property ManagementEsta funcionalidad es tuya también
No fue un desarrollo a medida para M. Collins. Fue un problema suficientemente común como para construirlo para todos. Si tienes equipo en campo, proveedores que te mandan facturas y una gestoría que necesita los documentos cuadrados, esto es para ti.
